Mapeamento de Processos – Uma Excelente Ferramenta de Gestão

Hoje vou falar sobre uma ferramenta muito importante para uma certificação do Sistema de Gestão em Normas como a ISO 9001:2008. A norma em questão já inicia seu conteúdo informando que se trata de um “Sistema de Gestão da Qualidade com Abordagem de Processos”. O que isso significa?

Significa que para certificação de um sistema de gestão na norma ISO 9001:2008 a organização deve antes de tudo conhecer seus processos e as interações entre eles. O que é um processo? Processo é um conjunto de operações que tem por objetivo transformar ENTRADAS (dados, matéria-prima, pedidos de compra, etc.) através de um PROCESSAMENTO (manufatura, digitação, conferência, etc.) para que a SAÍDA (relatórios, produto final, lucro, etc.) possa ser atendida de acordo com os REQUISITOS.

A figura abaixo ajuda a ilustrar esse sistema.

Esse é o modelo básico de qualquer processo, industrial ou não, para atender aos requisitos da ISO 9001. Porém realizar um mapeamento de processos só para atender um requisito normativo é como comprar uma Ferrari para entregar pizzas. O Mapeamento de Processos bem realizado e constantemente atualizado é uma ferramenta essencial para a gestão de quaisquer empresas, certificadas ou não. A norma ISO 9001 ainda pede que as organizações controlem as interações entre os processos e sejam definidos a criticidade dos mesmos. Para que o controle de qualidade seja mais efetivo, processos críticos devem ser medidos e controlados já processos não críticos podem ter o mesmo controle ou não, cabendo a decisão à Alta Direção da organização.

Ainda sobre a utilização mais eficaz do Mapeamento de Processos, o mesmo deve incluir além da relação Entrada → Processamento → Saída uma lista das ferramentas de controles das atividades (formulários, backup, etc.) e as metas pertinentes a cada processo, já que metas ajudam a nortear os trabalhos dos gestores de processos e contribuem na tomada de decisão mais alinhada com a organização como um todo. Dessa forma um Mapeamento de Processo deve conter cinco campos, como representados na figura abaixo.

É importante também que cada colaborador se encontre no Mapeamento de Processos, dessa forma garantimos a interação destes e o comprometimento de toda a equipe com as metas definidas. Outro resultado positivo do Mapeamento de Processos é evidenciar as atividades/processos que não agregam valor para o cliente. Estas atividades aumentam o custo do produto/serviço e devem ser eliminadas ou, no mínimo, reduzidas drasticamente. Exemplo clássico de atividade que não agrega valor é o transporte de unidades semiacabadas de um barracão para outro durante o processo industrial.

A visualização dessas atividades que não agregam valor só é possível quando os processos estão mapeados e a inter-relação deles estabelecida. Concluindo, o Mapeamento de Processos é uma excelente ferramenta de gestão que se encontra atualmente subutilizado nas empresas, isto quando é utilizado. E contrariando os conservadores, qualquer profissional devidamente capacitado pode em questão de dias realizar o Mapeamento de Processos da organização fornecendo um apoio muito importante para a gestão eficiente do negócio.

Por Rogério Guilhermeti

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